Bab 1 MPR (Merencanakan Pelaksanaan Rapat)

MERENCANAKAN & MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

1. Pengertian Rapat

             ada beberapa pengertian rapat antara lain:

• Menurut KBBI

             Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu sidang  

• Rapat merupakan komunikasi pokok secara remi 
• rapat merupakan musyawarah kelompok mufakat 
• rapat merupakan media komunikasi yang bersifat tatap muka

           dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/perusahaan.yang bertujuan untuk merundingkan atau memecahkan masalah yang menyangkut sampai organisasi/perusahaan.

    2. fungsi rapat

• untuk memecahkan masalah
• untuk menyampaikan informasi
• sebagai forum demokrasi,diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah masalah yang di kemukakan
• sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta (karyawan) dengan perusahaan atau organisasi
• sebagai sarana negosiasi
• sebagai ketentuan hukum

   3.  Jenis jenis rapat

• rapat menurut tujuannya

1. rapat penjelasan

          adalah rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada peserta rapat.

      2. rapat pemecahan masalah

         adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang dihadapi.

      

       3. rapat perundingan

           adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan / mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

• rapat menurut sifat

          1. rapat resmi ( formal meeting)

            

              adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalan rapat.

          2. rapat tidak resmi ( informal meeting)

              adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal rapat ini tidak memerlukan rapat istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba tiba dan harus diselesaikan segera.

         3. rapat terbuka

 

             adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi dibahas tidak merupakan yang bersifat rahasia.

        4.rapat tertutup

 

           adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah masih bersifat rahasia

• rapat menurut jangka waktunya. 

          1. rapat mingguan

             adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasannya membahas masalah masalah yang bersifat rutin.

          2. rapat bulanan

 

             adalah rapat yang diadakan sebulan sekali yang membahas masalah masalah yang terjadi sebulan yang lalu.

         

       3. rapat semesteran

          adalah rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang membahas masalah masalah yang terjadi selama 6 bulan yang lalu dan program program selanjutnya untuk 6 bulan kedepan.

       4. rapat tahunan

          adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

• rapat menurut frekuensinya

          1. rapat rutin

 

             adalah rapat yang ditentukan waktunya.

          2. rapat insidentil

             adalah rapat yang tidak terjadwal biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

• syarat syarat rapat yang baik

1.  suasana terbuka
2.  tidak ada monopoli
3.  partisipasi aktif dari peserta rapat
4.  bimbingan dan pengawasan dari pemimpin
5.  perdebatan berdasarjan argumentasi bukan emosi
6.  pertanyaan singkat dan jelas 
7.  disiplin waktu

• perencanaan dalam pelaksanaan rapat

          dalam rangka penyelenggaraan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman/pegangan dalam mempersiapkan yaitu sbb:

• why 
• what
• who
• where
• when 
• how